Оглавление руководства

В разделе Финансы рядом находятся счета на пополнение и суммы для актов. Это разные этапы: счёт предлагает оплатить, поступление пополняет баланс, а акт относится к оказанным услугам. Один документ не подтверждает автоматически другой.

Чьи реквизиты используются

Поставщик — ваша компания или физическое лицо из раздела «Компании», назначенные клиенту. Покупатель — сам клиент и его платёжные реквизиты. Не подставляйте сведения поставщика вместо реквизитов покупателя.

До работы со счетами проверьте назначенную клиенту компанию, её проверку, доступность безналичной оплаты и реквизиты. Возможность принять оплату и готовность печатного документа — не одно и то же.

Где появляется счёт

Клиент оформляет безналичное пополнение в своём кабинете, если оно доступно. Выставленный, но ещё не оплаченный счёт появляется в таблице Выставленные и не оплаченные счета (за всё время). Она не ограничивается выбранным месяцем.

В строке указаны поставщик, логин клиента, покупатель, дата, сумма с валютой и номер счёта. На снимке — вымышленный клиент riverfleet и счёт на 600 RUB; это ещё не пополнение его баланса.

Неоплаченный учебный счёт riverfleet на 600 RUB и действия Зачислить, Распечатать, Удалить

Счёт ещё не оплачен. Только «Зачислить» подтверждает поступление; просмотр документа этого не делает.

Три действия со счётом

Распечатать открывает документ. Просмотр и печать сами по себе не подтверждают получение денег.

Зачислить — финансовая операция. Используйте её только после проверки поступления на счёт компании: сравните сумму, валюту, покупателя и номер документа. После подтверждения система отмечает счёт оплаченным и пополняет баланс клиента как безналичную оплату.

Удалить убирает неоплаченный счёт. Это не возврат уже полученных средств и не способ отменить проведённое пополнение.

Не зачисляйте тот же платёж ещё и вручную из карточки клиента: получится отдельное пополнение. Если ответ страницы задержался, сначала обновите список и проверьте историю клиента. Не повторяйте финансовое действие вслепую и не работайте с одним счётом одновременно в нескольких вкладках.

Если счёт не виден

Проверьте, что открыт нужный хостинг, клиент относится к нему, его поставщик проверен и реквизиты покупателя заполнены. Уже оплаченные счета не остаются в списке неоплаченных. Найдите поступление в истории клиента, прежде чем создавать замену.

Пустая таблица не всегда означает ошибку: возможно, ожидающих оплаты счетов действительно нет.

Суммы для актов

Раздел Для выставления актов юридическим лицам показывает клиента, поставщика, покупателя и сумму за выбранный месяц. Он строится по расходованию безналичных средств, а не по сумме внесённых авансов. На учебном снимке клиенту выставлен счёт на 600 RUB, но сумма для акта составляет 300 RUB: именно столько безналичных средств израсходовано в примере.

Это расчётная таблица, а не архив выданных актов. Просмотр строки не создаёт подписанный документ и не отправляет его клиенту. Подготовку и передачу закрывающих документов организует ваша компания.

Данные берутся из ежедневного архива расходов. Для закрытого месяца дождитесь попадания последнего дня в архив; за текущий месяц считайте результат предварительным. Суммы разных валют проверяйте отдельно.

Сумма для акта клиенту Речной парк: 300 RUB безналичных расходов

Таблица даёт основание для подготовки документа, но не создаёт и не подписывает акт.

Ограничения печатной формы

Встроенная печатная форма счёта — старый русскоязычный шаблон с российскими банковскими полями. Смена языка кабинета или валюты клиента не превращает его в универсальный международный документ.

Перед передачей покупателю проверьте язык, валюту, реквизиты и назначение. Если шаблон не подходит вашей работе, подготовьте документ в своей учётной системе и согласуйте с поддержкой порядок отражения оплаты в платформе. Не выдавайте неподходящую форму за корректный документ для другой страны.

Проверка перед закрытием месяца

  1. Сверьте поступившие деньги с подтверждёнными счетами и пополнениями клиентов.
  2. Выберите закрываемый месяц и проверьте актуальность архива расходов.
  3. Сверьте покупателя, поставщика, сумму и валюту каждой строки для актов.
  4. Подготовьте документы в подходящей для вашей компании форме и сохраните их у себя.

Вернуться к оглавлению